Turizmde İnsan Kaynaklarının, Bilgi İşlem Departmanları İçin İş Görüşmesi Nasıl Olmalı

Kendi tecrübelerimden yola çıkaraktan İnsan Kaynaklarının doğru Bilgi İşlem (IT ‘ciyi) personelini nasıl bulabileceğini anlatmaya çalışacağım.

Turizm sektöründe çalışan birisi olarak gördüğüm, duyduğum ve bildiğim kadarıyla işe alım süreçlerinde insan kaynakarı departmanı başvuru yapan adayları inceler, belirli sayıdı adayı seçer ve genelde son noktada ise Genel Müdürler tarafından onay verilir, standart prosedürler bu şekilde. Yeni nesil genel müdürler, (öyle bişey yok kafamdan uydurdum) ben görmedim ama öyle birşey var ise teknoloji okur-yazarlığı olan insanlardır. En azından akıllı telefonunu neden 3-5 yılda bir değiştirdiğinin, telefonu ve bilgisayarına neden yazılım güncellemesi geldiğinin sebebini az çok biliyor. Ama eski toprak genel müdürlerde iş biraz farklı. İşletme sahipleri bu konulara hakim olmadıkları için iş yeri geçmişi ve CV fotoğrafı ile bu süreci döndürebiliyorlar. İnanır mısınız bilmem ama yurt dışında bir çok kurum özgeçmişte fotoğraf istemiyor. İşe alım sürecinde referanslar da çok etkili tabi. Aslında bu süreçlerin çoğu bütünüyle hatalardan ibarettir ve işletmenin zaman, emek ve para kaybı yaşamasına sebep olmaktadır ve bu kaybın en büyük sorumlusu doğru adayları genel müdürün önüne koyamayan insan kaynakları departmanıdır. Genel müdür de en az onun kadar hatalıdır ama o suçlayan makamında olduğu için ona hava hoş tabi.

Bilgi İşlem Sorumlusu, Uzmanı, Şefi veya Müdürü vs artık hangi ünvan altında istihdam ediyorsanız bilgi işlem departmanı işletmelerin bel kemiğidir. Bunu sektörün bir çalışanı olduğu için söylemiyorum, çağın gidişatına göre konuşuyorum. Çiftçi olsam onlara da aynı şeyi söylerdim zira tarımda teknoloji her şeyden daha önemlidir. Örneğin kurumsallaşmak isteyen bir işletme ilk olarak Bilgi İşlem departmanına ciddi bir yatırım yapmalıdır, herşey dijitalde yazılı ve kayıtlı olarak dönmelidir. Bu yatırımlar sadece donanım yada yazılım olarak değil insan kaynağına da yapılmalıdır. Kurumsallığı oturmuş şirketler böyle yapıyor, eski şirketimden biliyorum zira kendileri Türkiye’nin en büyük holdinglerinden ve ciddi bir kurumsal çizgisi vardı.

Her kişi kendi departmanını önemli görür, haklıdır da ama bilgi işlem departmanında işe alım süreci diğer departmanlar gibi yapılırsa yaşanacak büyük sıkıntılarda onay veren genel müdür değil, önüne onlarca aday koyan ve sadece aracı olan insan kaynakları zan altında kalacaktır. Çünkü genel müdür bilgi işlem (yakın zamanda çıkmış bir departman olmasından) hariç tüm departmanlar hakkında fikir sahibidir hatta bazıları komilikten yada bavul taşımaktan geldikleri için çekirdekten yetişmiş insanlardır. BT personeli seçmek itina ister çünkü maddi ve itibar olarak şirket adına ciddi zararlar verebilir.

Seçim Sürecinden Önce İnsan Kaynakları Departmanlarının Bilmesi Gerekenler

• Öncelikle kendiniz bilgi teknolojileri ve güvenliği hakkında bilgi sahibi misiniz? Eğer değilseniz temel bilgi teknolojileri konusunda bilgi edinmeniz her zaman faydanıza olacaktır. Kulaktan doğma “Ya bizim bir komşu çocuğu var tam bir hacker” en azından düşmeyin.
• Abartılmış özgeçmişlerden uzak durun. CV’ye bir konuda seviye belirtmek için %100'ün üzerinde yazanları gördüm. Gereksiz yere bir sürü detay verenler, alakasız konularla şişirenler vs… Bu şekilde özgeçmiş dolduran insanların yalan söyleyebildiğini ve çoğunlukla alakasız kişiler olduğunu unutmayın.
• İngilizce bizim meslekte çok önemlidir. Hatta ne kadar iyi bir IT’ci olduğunu ingilizce seviyesi ile doğrudan alakalıdır. Adayın gerçek manada ingilizce seviyesini özgeçmişene yansıttığına emin olun çünkü en çok burada szi yanıltacaklardır! Aday yazıyor; İngilizce: İyi . İyi seviyede ingilizceye sahip bir kişi alt yazısız film izleyebilmekte ve resmi yazışmalaraa cevap verebilecek seviyede olmalıdır. Orta seviyede birisi günlük ingilizceyi özgüvenli bir şekilde konuşup anlayabilmektedir. Başlangıç ise temel kısa cümleleri ifade etmektedir. O yüzden bu seviyeler bile adyı anlamanıza yardımcı olacaktır. Size bir ipucu; Ne büyük ironidir ki turizmde bu seviyeyi gerçek anlamda çok az adayda bulursunuz.
• Tereciye tere satılmaz ama bilgi işlemciler teknolojiyi en iyi kullanan insanlardır. Size gönderdikleri özgeçmişleri düzgün bir şekilde göze hitap etmelidir. İşi iyi bilen adam zaten düzensiz bir CV yollamaz.
• İşletmenizde kaç adet pc bulunmaktadır. Envanter büyüklüğünüz nedir? 50'den fazla pc var ise müdür seviyesinde birisini çalıştırın. İşletmenizin müşteri kalitesi yüksek ise de müdür tercih edin.
• Bilgi İşlem envanterini gözden geçirin. Maddi değeri aşağı yukarı nedir? Kaç adet lisansa ve bt ekipmanlarına sahipsiniz? Tek tek ne işe yaradığına internetten bakıp kısa notlar alın özellikle $ cinsinden toplam envanter tutarına bakın.
• Şubeli bir yapıda mısınız yoksa tek bir şirketten mi ibaretsiniz? Şubeli yapı iseniz bambaşka bir BT deneyimi gerektirir. İyi bir Bilgi İşlem çalışanı merkezileştirme yaparak lisans ve donanım maliyetlerden minimum 3'te 1 oranında tasarruf sağlayabilir.
• Bilgi İşlem Departmanı çalışanının kişisel gelişimi için ne kadar bütçe ayırabilirsiniz? Çok olması önemli değil, önemli olan gelişimine değer verdiğinizi göstermeniz. Yılda iki maaş kadar ve üzeri olursa siz kazanırsınız.

Bu konulara hakim olursanız mülakata gelen kişi sizin bilgi seviyenizi daha yüksek görür ve size hem saygısı artar hem de araya ingilizce terimler katarak kafanızı buldanırmaya çalışmaz. Bunu yapanlara türkçeleştirmesi konusunda uyarı geçin. Sektörde çok gördüm, çok boş insanlar sırf kullanıcıya client, güvenlik duvarına firewall, ağa network diyerek iş sahibi oluyor. Şaka değil!

Bilgi İşlem Çalışanını Hangi Ünvan Altında ve Ne kadar Maaşla İstihdam Etmeliyim

Bu işletmenin sınıfına,tipine ve gelirine göre değişkenlik göstermektedir ama burada tavsiyelerimi belirtmek isterim. Öncelikle bilgi işlem envanterinizi çıkartın demiştim. Karar verirken de şu kriterleri göz önünde tutun;

• İşletmenin personelden beklentisi
• Envanterin büyüklüğü
• Verilerinize ve hizmet kesinti sürelerine verdiğiniz önem
• Başka şubeniz var mı? Yapı olarak ne kadar büyüklüktesiniz?
• Çalışanı elinizde tutmak istediğiniz süre nedir?

Sonunu düşünen kahraman olamaz…

Kriterlere uygunluk durumu arttıkça ünvan ve maaş artması gerekiyor yoksa asla istediğiniz tipte bir personel bulamazsınız!

Kriterlerimi Seçtim. İlanı Nereye ve Nasıl Vermeliyim?

Nitelik seviyesi arttıkça personel aradığınız platform da değişir. Peak Games tarafından yayınlanan reklamı hepiniz görmüşsünüzdür. Kriter analizinizi yaptınız, bütçenizi de belirlediniz şimdi gelelim hangi platformları kullanacağınıza.

• Nitelikli, tecrübeli beyaz yakalı arıyorsanuz Linkedin ve Kariyer.net sizin için daha uygun olacaktır.
• Kendinize özel bir işleyiş yapınız ve müşteri sadakat programınız gibi şeyler varsa sosyal medyaya da reklam olarak ilan çıkabilirsiniz.
• Normal bi personel arayışı içerisindeyseniz modhotel personel arayanlar sayfası yada diğer muadil yerler de uygun olabilir. Ama bu seçeneği kullanmanız şirket itibarınıza ve bir IK’cı olarak bilgi seviyenize gölge düşürür. Kolay olur diye basit platformlara kaçmayın!

Bu arada kariyer.net sitesinin yaptığı, Bilgi İşlem Müdürü net maaş araştırması. Zamanla güncellenmektedir.

Olabilir diyorum bu tamamen kişiden kişiye, şirketten şirkete değişebilir. Özellikle ilk iki sıra kurum kültürü ile alakalı değişkenlik göstermektedir. Bazen nitelikli bir insanı kariyer netten bulabilir bazen tecreübesz ve hiç ingilizce bilmeyen birine linkedin üzerinden denk gelebilirsiniz. Bu ayrımı yapmak sizi iyi bir insan kaynakları yöneticisi yapacaktır.

Bazı insanlar ise aradığınız niteliğin çok çok üstündedir ama yine de beklentisini yüksek tutarak ilanınıza başvurur. Hem kendinize hem o insana yazık etmemeniz tavsiyemdir. İşinin ehli pahalıdır!

Bilgi İşlem Aranıyor ! İş İlanı Nasıl Olmalı?

Öncelikle saçma sapan kriterler eklemeyi bırakın. Sadece ihtiyacınızı belirleyin. İsviçre çakısı arıyorsanız e-ticaret sitelerine bakın. Bir kişinin her konuda uzmanlaşamayacağını her konuya yetişemeyeceğini anlayın, anlatın, yöneticilerinize de anlatmaya gayret gösterin, geri adım atmayın. İlanınız sade ve net olsun. Bilgi İşlem sektörü zaten dinamik ve analatik düşünme becerisi gerektirir, bunları yazmanıza gerek yok zira siz bunu görüşmede anlamıyorsanız işinizi bırakın. Ha birde prezentıbıl yazmayın Allah aşkına onu zaten mülakatta anlarsınız boşa satır tüketmeyin

Genel Nitelikler ve İş Tanımı Birbirinden Ayrı Şeylerdir

Genel nitelikler aradığınız adayın bilgi seviyesini seçmenize yararken iş tanımı şirketinize göre değişkenlik gösterebilir

Örnek bir iş tanımı;

Şirketin Bilgi Teknolojileri (CRM, Altyapı ve Sistem Yönetimi, İş Zekası ve Raporlama, Operasyon ve Envanter Takibi, BT ve Yazılım Satınalma, Otelcilik Sistemleri) ile ilgili her türlü ihtiyacının belirlenmesi, projelendirilmesi, tüm sistemlerin entegrasyonu, yönetilmesi ve bütçe yönetiminden sorumludur. BT stratejisinin şirketin piyasa hedefleriyle örtüşecek şekilde planlanmasını ve yapılmasını sağlar.

Ben iş tanımı özeti ekledim. Sizde bilinçli bir şekilde eklemelisiniz. İş tanımı çok önemlidir ilanların çoğunda bulunmayan yada insan kaynaklarının saçmalama duvarıdır. Yapmayın! Devamına isabetli teknik bilgiler eklenebilir, yukarıdaki tanımı yapılan işe uygun kişilerin çoğu zaten bunları da biliyordur ama bazı alanlarda çözümler farklılık gösterebilir.

Kullanılan veritabanı, mail sunucusu ve güvenlik duvarına göre özelleştirilmiş bir ilan kısaca;

SQL Server 2017 bakım ve yönetimi hakkında tecrübeli,

Microsoft Exchange Server 2016 kosununda tecrübeli,

Cisco güvenlik duvarı ile çalışmış vs. vs.

Böyle bir tanım nitelikli personel seçiminin en önemli kurallarından birisidir.

Mülakatta Sorulması Gereken Doğru Sorular

Saçma bir resim ama ortam yeşillensin.

Herşey tamam özgeçmişleri kontrol ettiniz, elediniz ve geriye X adet aday kaldı ve mülakata çağırdınız? Envanter elinizin altında olsun, seri numarası, lisans anahtarı vs varsa silin ve listeyi adaya gösterin. Daha önce de demiştim başka departmanlar gibi alım süreci yapmayın. Süreç yetkinlik bazlı olmak zorundadır. Doğru personeli ancak o zaman seçebilirsiniz. Mutlaka sizin de kendi tecrüblerinize göre söyleyecekleriniz vardır. Bence şu soruları da soramlısınız.

• Mesleki gelişiminiz için yılda ne kadar zaman ve para harcıyorsunuz?
• 5 yıl sonra kendinizi hangi alanda uzmanlaşmış olarak görmek istersiniz? Nerde görmek istersiniz hep saçma sapan ve düşünmeden sorulmuş bir soru olduğuğnu unutmayın.
• 5 yıl sonraki bilgi teknolojileri konusunda genel bir tahmininiz var mı? Varsa bu konuda biraz sohbet edelim. Tahimin olmayan aday işten uzak yada mesleki aşkını kaybetmiştir benim gözümde.
• Bulut Bilişim konusunda ne düşünüyorsunuz? Bu sorunun cevabı size anlamlı gelmeyebilir, cevabı not alıp bir danışmana yorumlatabilirsiniz.
• Danışmanla çalışmak ister misiniz? Bu soruya hayır diyen aday ya mesleğinde çok iyidir yada kibirlidir. Çok iyi olsa bile her konuya hakim olamayacağı için bu maddenin cevapları iyi analiz edilmesi gerekir.
• Mesleki bilginizde güçlü ve zayıf alanlarınız nelerdir? Dürüstlüğünü ölçebilirsiniz :)
• Şubeli yapıların avantajı ve dezavantajı nedir? (şubeli yapıdaysanız sorun net cevaplar alamıyorsanız mülakatı burda sonlandırabilirsiniz)
• Felaketten kurtarma yada yedekleme planı yaptığınız işletmeler oldu mu? Olduysa kısaca anlayabileceğim dilde bahsedin.
• Mesleğinizde karşılaştığınız teknik sorunların çözümü için hangi kaynaklara başvurmaktasınız? Forum, kitap, google araması vs.
• Bilgi Teknolojileri sektöründe sıklıkla kaynak olarak yazılarına başvurduğunuz kişi yada kişiler var mı? Varsa kim? Bu sorunun cevabı size anlamlı gelmeyebilir, cevabı not alıp bir danışmana yorumlatabilirsiniz.

Ben İK’cı olsam bunları sorardım :) ayrıca kariyer.net sayfasının blogunda da yetkinlik bazlı seçime güzel örnekler var okunmalı. Bu soruların bazılarının net cevabı varken bazılarının olmayabilir kişiden kişiye değişkenlik gösterir ama siz bir insan kaynakları çalışanı olarak her adayın açıklamalarını not ederek araştırma yapabilir yada BT desteği veren bir yerden destek alabilirsiniz. Piyasada bu işi yapan çoğu yer kendi adamını yerleştirmek isteyebilir buna da dikkat edin. O yüzden iş sizde biter! Kendini aşırı öven insanların karakter problemleri yüzünden her ortama ayak uyduramayacağını unutmayın.

Nitelikli Bir Bilgi İşlem Personeli Seçilememesi Durumunda Neler Olabilir?

• Öncelikle eldeki envanter ve imkanlar iyi yapılandırılamamış iyi şekilde kullanılamamış olabilir ve bu durum hem verim kaybı hem para kaybı olabilir. Daha hızlı çalışması gereken kaynaklar daha yavaş çalışır.
• Bilgi güvenliğiniz elinizde doğru ürünler olmasına rağmen yanlış yapılandırmadan dolayı daha fazla risk altında olabilir. Kullanıcı ve müşteri verilerinizin çalınması veya şifrelenme ihtimali daha yüksek olur. (Hiçbir yöntem %100 başarıyı garanti etmez)
• İş akışı yavaşlayabilir.
• Bilgi işlem tüm BT sistemine erişim ve hak sahibi olduğundan şirket verileri yanlış kullanılabilir. Kişisel verileri elde ederek dark web ortamlarında bunarı satabilir.
• Sunucularınız şirket çıkarları dışında kullanılarak dolaylı yoldan zarar ettirebilir. Siz farketmeden kripto para için veya hosting için sunucunuz üzerinden bilgi işlemci para kırıyor olabilir.
• Yanlış ürün alımı yaptırarak maddi ve zaman kayıplarına yol açabilir.
• Siz daha ucuza çalışacak personel arayaşıyla kriterler ve bazı konuları es geçerseniz, yaşanacak ciddi poblemlerde fatura size kesilip işsiz kalabilirsiniz.

Tercih sizindir. Tavsiyem bu süreçlere hakim olmanız. Ayrıca Bilgi İşlem personeliniz ne kadar yetkin olsa da dışardan desteğe kapalı bir firma olmamanız süreci daha doğru ilerletecektir.

Unutmayın ki profesyöneller, profesyönellerle çalışır.